Voor ProRail is Harvey Nash op zoek naar een Ambtelijk Secretaris OR.
Startdatum: 1-2-2025
Einddatum: 31-7-2025
Locatie: Utrecht, hybride
Aantal uren per week: 20-28 uur
Deadline om te reageren: 17-01-2025 voor 12:00 uur
Omschrijving van de afdeling
Op de afdeling Secretariaat OR werk je dagelijks samen met een collega ambtelijk secretaris. Je maakt onderdeel uit van de ondernemingsraad die bestaat uit 13 leden en werk je samen met het dagelijks bestuur van de OR en rapporteer je aan de manager van de afdeling secretariaat OR.
De OR ProRail werkt vanuit de volgende kernwaarden:
* Transparant
* Toegankelijk
* Toekomstgericht
* Toegewijd
Omschrijving
ProRail is op zoek naar een enthousiaste en zelfstandige medewerker voor 24 uur per week ter ondersteuning van het ambtelijk secretariaat van de ondernemingsraad.
Taken en verantwoordelijkheden:
Secretarieel:
- Verzorgen van inkomende en uitgaande correspondentie (brieven, e-mails, verslagen, etc.).
- Zorgen voor correcte en tijdige documentatie van ondernemingsraads- en commissievergaderingen (opstellen van concept-agenda's en notulen).
- Afspraken maken voor leden van het dagelijks bestuur en vergaderingen met OR- en/of commissieleden.
- Diverse overige secretariële taken, zoals:
- Beheren en toegankelijk houden van het archief van de ondernemingsraad en zijn commissies.
- Verzamelen en verstrekken van documentatie en informatie.
- Beheren en actualiseren van de website van de OR en verzorgen van andere publicaties voor communicatie met de achterban.
Organisatorisch:
- Voorbereidende en uitvoerende werkzaamheden en mede verzorgen van adequate communicatie voor de organisatie van vergaderingen, informatie- en trainingsbijeenkomsten, zoals:
- Organiseren van OR-vergaderingen, overlegvergaderingen en commissievergaderingen (zorg voor faciliteiten, hulpmiddelen en uitnodigingen).
- Voorbereiden van vorming en scholing van OR-leden, zowel logistiek als inhoudelijk.
- Contactpersoon zijn tussen OR en achterban en informeren en rapporteren hierover.
- Zorgen voor inhoudelijke afstemming tussen OR en achterban m.b.t. verstrekking van informatie en rapportages.
- Zorgen voor inhoudelijke afstemming tussen OR en commissies.
- Zelfstandig afhandelen of doorverwijzen van vragen vanuit de organisatie.
Eisen kandidaten
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en schrift
- Bekend met werken in Word, Outlook, SharePoint en Teams
- Werkervaring met werkzaamheden als ambtelijk secretaris van een OR
- Ervaring met werk als ambtelijk secretaris in een onderneming met minimaal 500 werknemers
Competenties:
- Teamplayer
- Zelfstandig kunnen werken
- Prioriteiten kunnen stellen
- Integer en betrouwbaar.
